LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE PADA MICROSOFT WORD

Assalamualaikum 

Mail Merge adalah suatu tools yang terdapat pada menu bar “Mailings” pada Microsoft Word. Dimana dapat kita manfaatkan untuk membuat database dokumen. Misalkan kita membuat Sertifikat untuk 100 orang. Bukan berarti kita harus menulis surat sejumlah 100 buah untuk 100 Sertifikaat. Kita cukup membuat satu buah surat, dan untuk mengisikan nama dan alamat yang berbeda untuk tiap sertifikat. Kali ini kita akan belajar untuk membuat sertifikat penghargaan untuk peserta sebuah seminar. Kita akan memasukkan nama dan asal sekolah secara otomatis menggunakan Mai.

• Pertama, kita buat format halaman sertifikat menggunakan Microsoft Word. Perhatikan contoh berikut ini: Perhatikan bagian nama dan asal sekolah kita biarkan kosong karena kita akan mengisinya secara otomatis menggunakan Mail Merge. 

  

 

• Langkah berikutnya adalah membuat daftar nama yang akan kita isikan pada sertifikat tersebut. Klik pada menu Mailings > Start Mail Merge. Akan muncul pilihan di sisi kanan, pilih Letters > Next : Starting document.

  

• Kemudian pilih: Use the current document > Next: Select Recipients. 

  

• Karena kita belum membuat daftar nama penerima dan akan membuat yang baru, maka pilih: Type a new list > Create. Akan muncul jendela New Address List. Pada tahap ini telah disediakan data default antara lain Title, First Name, Last Name, dst. Karena kita hanya akan mengisi nama dan asal sekolah, maka kita akan menghapus semuanya dan membuat yang baru. Klik Customize Columns.

  

• Hapus semua yang ada di Field Names menggunakan tombol Delete. 

  

• Kemudian tambahkan Nama dan Asal Sekolah dengan mengklik tombol Add kemudian OK.

  

• Sekarang kita dapat mengisi data Nama dan Asal Sekolah, untuk menambahkan data klik New Entry. Cobalah isi beberapa data agar nanti dapat terlihat efek dari Mail Merge.

  

 

• Jika sudah selesai mengisi data, klik OK dan akan muncul jendela pengatan untuk menyimpan file list nama ini, sebagai contoh kita simpan dengan nama daftar_nama, klik Save.

  

• Untuk menggabungkan daftar nama yang telah kita buat ke dalam sertifikat tadi, letakkan kursor di mana kita ingin nama peserta muncul, kemudian pada menu Mailings klik Insert Merge Field dan pilih Nama. Perhatikan gambar berikut:   

  

• Untuk menampilkan nama dan alamat dari daftar yang kita buat tadi, klik Preview Result, sehingga muncul nama dan alamat yang sesuai. Anda dapat menggunakan tombol panah ke kiri dan kanan untuk berpindah antar nama. 

  

• Sampai di sini, kita sudah berhasil membuat Mail Merge pada Microsoft Word. Untuk mencetak seluruh nama-nama tadi, kita tidak perlu menekan tombol print berulang-ulang, cukup dengan satu klik kita dapat mencetak semuanya. Pada bagian Finish & Merge pilih Print Documents.

  

Kita dapat mencetak seluruh dokumen sesuai banyaknya nama yang kita isi (All), mencetak nama yang sedang muncul (Current record) atau mencetak pada nomor urut tertentu. Demikian langkah-langkah membuat mail marge di microsoft word semoga bermanfaat :)